现代企业离不开OA系统的原因有哪些?

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互联网时代,想说企业离开互联网,就相当于离开了市场,将自己困在无人问津的角落。现代化社会,讲究无纸化电子化,在绝大多数企业的工作中,都是依赖现代信息化技术实现企业的全体办公,这就是办公自动化(OA系统)的作用。

一、工作任务太多记不住

对很多人来说,无意中忽略了某件任务是很常见的事,如果恰好是紧急的事,将会给后续工作带来困扰。列出工作清单是一个不错的办法,比如OA系统的工作日历:用日历实时显示个人工作任务安排,并跟踪执行情况,工作进展清晰可见,而紧急事件可设为待办事项,在预设时间内推送到个人工作台,只要打开OA系统,就可以直接处理待办事项,例如查阅公告、审批、接受任务等。

二、表单和工作流流转繁琐
在日常办公中,通过有繁琐的表单和工作流流转流程,而OA系统最常见的功能之一,就是帮助创建各种自定义表单——用于收集数据、报名、申请与回复、评审与审批的各种表格,例如申请单、信息登记表格、调查表、投诉建议表等。现在我们可以通过OA系统设置表单审批流程和回应类型,让系统自动回复不同类型的审批表单,简化审批流程。

三、沟通协同管理
企业内部重大事件和各种通知的发布,需要支持公告的内容审核、在线阅读和反馈收集,以及包括会议物资申请、会议任务指派、会议考勤、会议纪要等方面的会议管理等。而在OA系统中,这些都属于基础配置功能,大部分企业内部的沟通协同管理还是以OA系统为主。

四、移动化办公
OA APP的出现,功能上和电脑版大同小异,最大的优点在于随时随地都可以登录使用,而集信息审批、查阅与跟踪、即时通讯于一体的移动管理系统,能够满足经常出差或不在办公室的人的实时管理需求。

办公自动化(Office Automation,简称OA)系统,是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统,辅助管理人员进行各种办公活动。OA常用于企业,是企业信息化实施的第一步。
OA系统的发展分为五个阶段
第一个阶段:实现无纸化办公,从传统的纸质文档转变成电子版文档的过程。一代OA系统主要以文字处理、公文管理、公文发布功能为主,是一套简单的信息发布系统。
第二阶段:类似简单的mis系统。所谓MIS(管理信息系统--Management Information System)系统,主要指的是进行日常事务操作的系统。这种系统主要用于管理需要的记录,并对记录数据进行相关处理,将处理的信息及时反映给管理者的一套网络管理系统。在二代OA系统中主要是以文件审批功能为主,实现工作流程自动化。
第三个阶段:融合知识管理( Knowledge Management)的概念。企业知识包含:企业文化、企业制度、企业内部交流、产品知识、生产知识等知识资源。知识管理的作用是把企业的显性与隐性知识管起来,并利用起来,开发和管理员工的隐性知识。知识管理的好处:更好的提高员工的学习能力,系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力,提高生产效率和员工的技能素质。

第四个阶段:协同办公的引入。随着企业管理思想的转变,引入“协同办公”的思想,打破了传统的部门分工制。以“TEAM”团队形式协作分工完成,充分调动全员参与。跨部门协作,缩短办公周期,提高管理和决策的科学化水平。

第五个阶段:SaaS(软件即服务)技术的成熟推动移动OA的发展。这是OA发展阶段中的一个飞跃。OA系统不再局限在办公室、办公点,不再是只用于电脑,从以前的移不动到现在只要有互联网,发展到任何移动设备都能使用OA系统。SaaS(软件即服务)技术带来的另一个革新,改变了软件的安装和使用方式。传统OA软件从安装到使用、售后维护都需要专人负责维护,而SaaS技术让企业减少人力、物力在软件维护上,大大的减少了企业信息化的投入成本。

协同办公,OA系统的发展已经成为企业不可缺少的软件系统。全管OA系统已为制造、流通、服务、房地产、公用事业等行业的许多客户建立起了高效运转的信息管理系统,帮助客户提升了管理水平,充分体现了管理的价值。

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